Når bestyrelsen i en boligforening skal styre økonomi og vedligeholdelse af en ejendom er det nødvendigt, at kende alle de forhold, som kan og vil have indflydelse på beslutningerne. Derfor vælger mange boligforeninger at få udarbejdet en tilstandsvurdering og et langtidsbudget, men spørgsmålet er, hvad skal en tilstandsvurdering indeholde for at den er anvendelig?

Hvad skal en tilstandsvurdering indeholde?

Der er en række minimumskrav til tilstandsvurderinger, som enhver boligforening bør stille. For det første skal en tilstandsvurdering altid udarbejdes af en uvildig person, sådan at forstå, at man skal gå til en person, som er neutral i forhold til de enkelte håndværksfag. Ellers kan vurderingen blive farvet af, om den udførende er murer eller maler. Derfor bør det være en ingeniør, der udfærdiger rapporten.

Det næste krav man bør stille er, at rapporten omfatter alle bygningsdele, som boligforeningen har ansvaret for vedligeholdelsen af. Det vil sige, at ud over tag, facade, vinduer, fundamenter, varmeinstallationer, brugsvandsinstallationer, afløbsinstallationer, elinstallationer m.v., skal rapporten også omhandle gårdarealer, kloak og eventuelt også private vejarealer, hvis boligforeningen råder over sådan nogle.

Hernæst bør en tilstandsvurdering indeholde en oversigt over hele ejendommen, herunder arealer, benyttelse m.v., samt en gennemgang af forsikringsdækning. Hvis der eksempelvis ikke er dækning for svampeangreb, vil der være en risiko for, at boligforeningen pludselig skal bruge et stort beløb til udbedring af en svampeskade. Det vil i værste fald kunne få en forening til at gå konkurs. Hvis der mangler dækning på ejendommens forsikring, bør det vurderes, hvad der skal til for at opnå en fuld forsikringsdækning.

Selve tilstandsvurderingen bør indeholde beskrivelse af opbygningen af hver enkelt bygningsdel, en vurdering af den aktuelle tilstand samt en angivelse af nødvendig vedligeholdelse, gerne med angivelse af en overslagspris.

Endelig bør en tilstandsvurdering indeholde en konklusion og en samlet oversigt over de foreslåede vedligeholdelsesarbejder.

Hvad skal overslagspriserne indeholde?

Der er mange forskellige holdninger til, hvad overslagspriserne skal indeholde. Vores opfattelse er, at overslagspriserne alene skal indeholde håndværkeromkostningerne til det enkelte arbejde, mens alle følgeomkostninger i form af byggeplads, rådighedsbeløb til uforudseelige omkostninger, rådgiverhonorar og moms først skal beregnes, når der efterfølgende skal opstilles et budget for de arbejder, som bestyrelsen ønsker udført.

Det gør vi blandt andet for at undgå, at stilladsomkostninger skal regnes ind i samtlige overslagspriser, med den risiko, at man får opstillet et budget, som indeholder de samme omkostninger flere gange, og på den måde får ejendommens beboere gjort unødigt bekymrede.

Hvad skal langtidsbudgettet indeholde?

Formålet med langtidsbudgettet er, at foreningen skal have en mulighed for at planlægge sine vedligeholdelsesaktiviteter, og på den måde få en mulighed for at starte en opsparing i god tid. Det er alt andet lige den billigste løsning at spare pengene op, så man kan undgå at optage lån.

Derfor skal langtidsbudgettet indeholde alle de udgifter, som foreningen må påregne i langtidsbudgettets løbetid. Budgettet skal således også indeholde udgifter til følgeomkostningerne, og beløb til løbende udskiftning af defekte dele på eksempelvis varmeanlægget.

Langtidsbudgettet skal tilpasses til foreningens økonomiske formåen, men en sådan tilpasning må ikke gå ud over de tekniske behov.

Hvor ofte skal tilstandsvurderingen opdateres?

Det vil være bedst, hvis en tilstandsvurdering bliver opdateret med en fornyet registrering ca. hvert andet år. Herved kan eventuelle hastende arbejder blive opgraderet, og der kan tages højde for de planlagte aktiviteter, som er udført, og dem, der ikke er blevet udført. På den måde kan foreningen sikre sig, at tilstandsrapporten altid viser den aktuelle tilstand af ejendommen.